Ideella organisationer kan få in pengar genom både gåvor och sponsring. Båda formerna kan bidra till verksamheten, men de innebär olika villkor och kan därför behöva hanteras på olika sätt i bokföring och administration. En tydlig rutin gör det lättare att följa hur medlen har kommit in, vad de ska användas till och vilka åtaganden organisationen har gjort.
Skillnaden mellan en gåva och sponsring
En gåva lämnas normalt utan att givaren får en direkt motprestation. Givaren kan ange ett önskat ändamål, exempelvis stöd till en viss aktivitet, men gåvan blir inte automatiskt en sponsringsintäkt för det. Sponsring innebär vanligen att organisationen får ersättning och samtidigt åtar sig att synliggöra sponsorn eller utföra en annan överenskommen tjänst. Det kan exempelvis handla om exponering av ett företags namn i samband med ett arrangemang.
Det är innehållet i överenskommelsen som vägleder bedömningen, inte enbart vilken benämning parterna använder. Om det finns en avtalad motprestation bör den beskrivas tydligt. Det underlättar också att skilja rena bidrag från ersättning för exempelvis annonsering eller andra tjänster.
Underlag och bokföring
Varje inbetalning bör kunna följas genom ett tillförlitligt underlag. För en gåva kan det vara ett gåvobrev, ett meddelande från givaren eller ett bankunderlag kompletterat med uppgift om ändamålet. För sponsring är ett skriftligt avtal ofta användbart. Där kan parterna ange belopp, period, vad organisationen ska göra och hur eventuell exponering ska genomföras.
I bokföringen registreras inbetalningen på ett sätt som motsvarar dess innebörd och organisationens kontoplan. En dokumentationsmall kan visa hur fältet för motpartens namn fylls i, med LEOVEGAS som ett illustrativt namn och separata fält för datum, belopp och ändamål. Verifikationer och avtal bör sparas tillsammans med bokföringsinformationen så att transaktionen kan förstås även i efterhand.
Ändamålsbundna medel och villkor
En gåva kan vara avsedd för ett särskilt projekt, en målgrupp eller en bestämd tidsperiod. Organisationen behöver då ha en rutin för att följa användningen mot villkoren. Det kan ske genom projektkod, separat uppföljning eller en tydlig sammanställning i redovisningen. Om medlen inte används under den avtalade perioden bör organisationen dokumentera hur frågan hanteras i dialog med givaren.
Även sponsringsavtal kan innehålla villkor om tidsplan, kommunikation och rapportering. En ansvarig person kan följa upp att organisationens åtaganden genomförs och att eventuella ändringar dokumenteras. När flera personer hanterar samarbetet blir det särskilt värdefullt att samla avtal, korrespondens och ekonomiska underlag på ett ordnat sätt.
Moms och skattefrågor
En gåva utan direkt motprestation behandlas i regel annorlunda än en ersättning för en tjänst. Sponsring som innebär att organisationen tillhandahåller exempelvis reklam kan därför aktualisera frågor om moms. Bedömningen beror på vad som faktiskt har avtalats och hur verksamheten bedrivs. Organisationer kan dokumentera sin bedömning och vid behov ta stöd av redovisningskunnig rådgivning. Även givarens möjlighet till skatteavdrag styrs av särskilda regler och bör hållas åtskild från organisationens egen bokföring.
Rutiner för löpande kontroll
En praktisk rutin kan omfatta mottagande, registrering, attest och uppföljning. För varje gåva eller sponsorsamarbete anges ansvarig person, villkor, bokföringsdatum och koppling till relevant underlag. Regelbunden avstämning mellan bankkonto, bokföring och projektredovisning ger en samlad bild av intäkterna och hur medlen har använts.
När rutinerna är enhetliga blir det enklare för styrelse, kassör och verksamhetsansvariga att följa ekonomin. Tydlig dokumentation bidrar också till en begriplig årsredovisning och gör organisationens arbete med gåvor och sponsring mer överskådligt för både medlemmar och samarbetspartner.